Tobachat, onderdeel van Ciro Byte Solutions (KVK 81089058), helpt bedrijven om via WhatsApp met hun klanten te communiceren. Daarbij verwerken we persoonsgegevens, zorgvuldig en volgens de AVG. Hieronder leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.
1. Onze rol
Het is goed om twee situaties te onderscheiden:
- Voor jou als klant zijn wij verantwoordelijk voor je accountgegevens — denk aan je naam, factuurgegevens, login en contract.
- Voor de berichten en contacten van jóúw klanten zijn wij de verwerker. Jij bepaalt wat ermee gebeurt; wij verwerken die gegevens alleen in jouw opdracht via onze software. Op verzoek sluiten we hiervoor een verwerkersovereenkomst (DPA).
Heb je een WhatsApp-bericht via Tobachat ontvangen? Dan zijn wij niet de afzender — een van onze klanten is dat. Voor vragen over dat bericht kun je het beste bij dat bedrijf terecht.
2. Welke gegevens verwerken we?
- Van jou als klant: contactgegevens (naam, e-mail, telefoonnummer, bedrijfsnaam), factuurgegevens en technische gegevens zoals logs en IP-adres.
- Van je klanten (als verwerker): de inhoud van WhatsApp-berichten, telefoonnummers en profielnamen, en metadata zoals tijdstip en afleverstatus.
3. Waarvoor gebruiken we ze?
- Om je toegang te geven tot het dashboard en berichten af te leveren via WhatsApp.
- Voor facturatie en onze administratie (een wettelijke plicht).
- Om misbruik te voorkomen en het platform te verbeteren.
- Om de technische koppeling met Meta mogelijk te maken.
We nemen geen geautomatiseerde besluiten die belangrijke gevolgen voor je hebben.
4. Met wie delen we gegevens?
Alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren, en met goede afspraken op papier:
- Meta / WhatsApp Ireland Ltd. — voor het afleveren van berichten via het WhatsApp-netwerk.
- Supabase — voor veilige opslag van gegevens en inloggen (EU-regio).
We verkopen je gegevens nooit. Soms zijn we wel wettelijk verplicht gegevens te delen met een bevoegde autoriteit — bijvoorbeeld de politie, justitie of de Belastingdienst — als een geldig en rechtsgeldig verzoek ons daartoe verplicht. Hoe we daarmee omgaan, lees je in ons beleid voor wettelijke verzoeken.
5. Gegevens buiten de EU
Voor het gebruik van WhatsApp kunnen gegevens worden doorgegeven aan de wereldwijde infrastructuur van Meta. Die doorgifte gebeurt met passende waarborgen zoals de AVG die voorschrijft. Door Tobachat te gebruiken accepteer je dit als onderdeel van de WhatsApp-dienst.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
- Accountgegevens: zolang je klant bent, plus zeven jaar voor de fiscus.
- Chatgeschiedenis: zolang je deze in je dashboard houdt — je kunt berichten altijd zelf verwijderen. Na het einde van het contract verwijderen we deze binnen een redelijke termijn.
7. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen misbruik en onbevoegde toegang, waaronder versleuteling en toegangsbeheer. Geen enkele manier van verzenden of opslaan is volledig veilig, maar we blijven onze beveiliging verbeteren.
8. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens. Mail je verzoek naar [email protected] of gebruik de data-deletion-pagina. Niet tevreden over hoe we ermee omgaan? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies
We gebruiken alleen functionele en strikt noodzakelijke cookies. Geen tracking, geen advertentienetwerken.